Inside Bafög – Der lange Weg vom Antrag zum Bescheid

Erst plagen sich Studenten mit dem Antrag, dann geben sie ihn zitternd aus der Hand – zum großen Unbekannten, dem Amt. Und was dann? Campus38 hat sich auf Spurensuche in den Büros einer Bafög-Stelle begeben.

Das letzte Häkchen ist gesetzt, der Steuerbescheid der Eltern gefunden, die finale Unterschrift gemacht. Endlich. Jetzt schnell eingetütet, Briefmarke drauf und ab zur Post – die Monatsfrist muss ja schließlich gewahrt werden. Und dann heißt es warten. Warten auf ein positives Zeichen. Hoffen auf möglichst viel Geld. Verzweifeltes Schauen auf den Kontoauszug. Und irgendwann kommt der Frust. Das Bild vom bösartigen Bürokraten macht die Runde, Hilflosigkeit macht sich breit. Warum dauert das so lange? Die Frage, mit welchen Problemen auch ausgebildete Sachbearbeiter zu kämpfen haben, stellt sich erst spät. Die Frage, ob man selbst einen Fehler gemacht hat, vielleicht gar nicht.

Doch dann endlich ist es soweit: Post vom Amt. Freudiges Aufreißen und entsetztes Stöhnen – nur ein Hinweis auf ein noch fehlendes Dokument. Ein bereits bei der ersten Abgabe vollständiger Antrag ist Seltenheit und damit größter Stolperstein auf dem schnellen Weg zum Geld, sagt Stefan Grob vom Deutschen Studentenwerk: „Der Nationale Normenkontrollrat für Bürokratieabbau hat festgestellt: 99 Prozent der Bafög-Papieranträge sind unvollständig oder falsch ausgefüllt.“

Auf umfangreiche Nachweisführung kann nicht verzichtet werden

Stellt sich die simple Frage: Warum muss das alles überhaupt so kompliziert sein? Wäre es nicht für Antragssteller und Sachbearbeiter gleichermaßen eine Erleichterung, wenn die unsäglichen Formalien entschlackt würden? Die Antwort ist nicht ganz so simpel: Alle können sie das Verzweifeln an der Bürokratie nachvollziehen – auf eine umfangreiche Nachweisführung könne trotzdem nicht verzichtet werden, bekräftigt das zuständige Bildungsministerium. „Um Missbrauch vorzubeugen. Da die Bafög-Leistungen aus den Steuerzahlungen der Bürger finanziert werden, liegt eine gerechte Verteilung im Interesse aller“, erläutert Andreas Kletschke vom Referat Ausbildungsförderung. „Und nebenbei bemerkt: Ein bisschen Mühe zur Erlangung einer staatlichen Unterstützungsleistung darf durchaus verlangt werden.“

Bafög-Bearbeiter Kurt Schulz lehnt sich in seinem Bürostuhl zurück und holt kurz Luft, bevor er die Frage nach der Komplexität beantwortet. Letztlich wählt er das gleiche Bild, welches auch Stefan Grob nutzt: Ein Spagat müsse gefunden werden zwischen den beiden Extremen aufwändiger Einzelfallgerechtigkeit und ungerechter Pauschalisierung. Häufig habe sich der Gesetzgeber in Richtung Kleinteiligkeit abkippen lassen, fügt Grob an. Kurt Schulz lehnt sich wieder vor und ordnet seine Unterlagen: Allerdings habe sich im Laufe der Zeit auch einiges zum Besseren gewendet. Pauschalen seien zum Beispiel fürs Wohnen eingeführt worden, wo vor einigen Jahren noch alles mühsam einzeln ausgerechnet werden musste. Die Antragsformulare würden regelmäßig aktualisiert, auch wenn er dort noch Potenzial sieht. Schulz muss es wissen: Seit über zehn Jahren hört er sich in verschiedenen Bafög-Ämtern des Studentenwerks OstNiedersachsen die Probleme von Studenten an – erst in Hildesheim, jetzt in Wolfenbüttel. Schulz ist studierter Diplomverwaltungswirt; alle der neun Sachbearbeiter in Wolfenbüttel sind ausgebildete Verwaltungskräfte. Oder besser: Sachbearbeiterinnen. Derzeit ist Schulz der einzige Mann in der Außenstelle. Eine zufällige Momentaufnahme, wie er anmerkt. Hilfskräfte findet man hier trotzdem nicht.

Der Gruppenleiter ist es auch, der Campus38 in das Bafög-Amt Wolfenbüttel eingeladen hat. Und so steht man an diesem Vormittag vor dem Gebäude Am Exer. Fast wäre man dran vorbeigelaufen, so unscheinbar wirkt der Komplex – in der Baustelle nebenan geht das Haus fast unter. Einziger Farbklecks an der beigen Fassade ist das kleine rote Schild neben der Tür. Das Amt direkt am Campus. Nicht nur räumlich will man nah am Studenten sein.

Wir sind eine Stelle für und nicht gegen Studienfinanzierung.“

Befragt nach Extremfällen im anderen Spagat zwischen Gesetz und Menschlichkeit, muss Kurt Schulz nicht lange überlegen: Erinnern tut er sich gut an einen Studenten, dem die Wolfenbütteler Stelle einen monatlichen Anspruch auf ganze 18 Euro ausrechnete. Die dicke Luft folgte bei Fuß. Nachvollziehbar, sagt der Sachbearbeiter: „Wir sind keine Fantasten, natürlich können wir nicht alle glücklich machen. Wir sind an Vorschriften gebunden.“ Manchmal verweist er die Studenten darum mit einem Augenzwinkern an ihren Bundestagsabgeordneten: „Wenden Sie sich mal an den.“

Jeder der Sachbearbeiter in Wolfenbüttel hege Empathie mit den Studenten, versichert Schulz: „Wir sind eine Stelle für und nicht gegen Studienfinanzierung.“ So phrasenhaft dieser Satz klingt, so lebhaft betont ihn Kurt Schulz. Man merkt sofort, dass dies zumindest keine völlig leere Hülse ist, wie offizielle Stellen sie oftmals abfeuern. Weil der Gesamteindruck stimmt: Der Gruppenleiter der Bafög-Stelle in Wolfenbüttel an seinem Schreibtisch im hellen, vielleicht etwas kargen Büro, lediglich umringt von einem noch moderaten Stapel brauner Heftordner und bunter Gesetzbücher.

Es ist Freitag. Der einzige Tag, an dem keine Sprechzeiten stattfinden. Die Tür am Exer ist trotzdem offen. So gebetsmühlenartig, wie Kurt Schulz noch betonen wird, dass nichts über ein persönliches Gespräch geht, bekommt man das Gefühl, die Tür sei nie verschlossen. Ist sie natürlich doch: Die verbliebenen Werktage bleibt das Bafög-Amt in Wolfenbüttel bis 14 Uhr Anlaufstelle für Studenten. Nach Ablauf der Sprechzeiten wünschten Studenten ihm oft bereits einen schönen Feierabend. Ein Trugschluss, denn erst dann fängt die Arbeit richtig an. Das Team in Wolfenbüttel ist neben den hauseigenen Studenten noch für die Hochschulstandorte Salzgitter und Wolfsburg zuständig.

Von etwa 11.000 betreuten Ostfalia-Studenten bekommt nur jeder Fünfte Unterstützung durch Bafög. Allerdings sei die tatsächliche Ablehnungsquote verschwindend gering, sagt Kurt Schulz. Viele Erstsemester mit Anspruch probierten erst gar nicht, einen Antrag zu stellen – sei es das Verzweifeln an den Formalien, sei es der fehlende Glaube ans Geld, seien es schlechte Erfahrungen mit Ämtern. Der Gruppenleiter erzählt von Informationsveranstaltungen, für die er das Audimax mietete und nur zwei Personen kamen – davon einer Dozent. „Meist sind die Anwesenden aber auch gerade diejenigen, die sowieso schon alles über Bafög wissen“, fügt er hinzu.

Glückskekse gegen das schlechte Image eines jeden Amtes

Mundpropaganda ist und bleibt der größte Feind eines jeden Amtes: Hat im Bekanntenkreis auch nur einer schlechte Erfahrungen mit der Bürokratie gemacht, bleibt das im Gedächtnis hängen. „Das darf man gerade beim Bafög, wo es besonders auf einzelne Stellschrauben ankommt, nicht verallgemeinern“, betont Schulz. „Zumindest ganz am Anfang sollte jeder Erstsemester einmal mit den Unterlagen bei uns vorbeikommen.“ Mehr sprechen, weniger warten. Das Studentenwerk OstNiedersachsen versucht dem schlechten Image entgegenzutreten: In der Hildesheimer Mensa etwa servierten Mitarbeiter in einer asiatischen Mottowoche Glückskekse mit Bafög-Botschaften. Innendrin Sprüche wie „Das Geld liegt zwar nicht auf der Straße, aber bei deinem Bafög-Amt.“ Ein krachender Erfolg sei es nicht gewesen.

Über zu wenig Arbeit kann das verhältnismäßig kleine Wolfenbütteler Team trotzdem nicht klagen, Freitage wie diese sind eine ruhige Ausnahme. Keine offiziellen Sprechzeiten, dazu Nebensaison, da klingelt das Telefon zumindest nicht durchgehend. Nachher wird noch eine angehende Studentin zusammen mit ihrer Mutter aufkreuzen – ein notwendiges Dokument fehlt. Nach zehn Minuten ist die Sache erledigt. Termine sind nach Absprache jederzeit möglich. Kaum zurück im Büro von Kurt Schulz, ploppt er wieder auf, der goldene Satz: „Nichts kann ein Gespräch ersetzen – keine Tipps im Internet, kein Bafög-Rechner.“ Der Gruppenleiter sagt das mit einem lachenden und einem weinenden Auge. Einen gescheiten Bafög-Rechner, den bräuchten er und seine Kolleginnen jetzt.

Seit Einführung des neuen Eingabeprogramms „Bafög 21“ Anfang 2016 häufen sich die Probleme. Die Eingabe dauert teils doppelt so lang, weil die Software nicht korrekt arbeitet. Sachbearbeiter müssen das Programm austricksen, um richtige Ergebnisse zu erhalten. Auch Patches brachten keine wirkliche Besserung. Dabei war das Problem mit der Software längst bekannt: In ganz Deutschland wiesen Studentenwerke auf die Mängel hin – Niedersachsen führte „Bafög 21“ als letztes Bundesland trotzdem ein. Ein Politikum, auf Kosten von Sachbearbeitern und Studenten. Erst jetzt fällt auch der handgroße Taschenrechner neben dem PC auf.

Plötzlich wird es doch einmal kurz laut vor der Tür des Bafög-Amts Wolfenbüttel: Ein Laster von der Baustelle nebenan lädt einen Berg Schutt genau vor dem Eingang ab. Interessiert heute niemanden. In der Hochsaison stapeln sich jedoch nicht Geröll, sondern Berge von Post. Auf den Bürotischen blinkt und klingelt jegliches Gerät im Takt, auf der anderen Seite des Flures warten Studenten durchgängig im Wartezimmer auf die Beantwortung ihrer Fragen. Vor allem im Wintersemester herrscht Ausnahmezustand – von Ende August bis Anfang Dezember.

Vor zwei Jahren hat sich mit dem Umzug in die Hausnummer 3 auch das Konzept geändert. Für den Beratungszeitraum wird stets eine Fachkraft in einem der zwei Besprechungsräume geparkt, um auf angereiste Studenten einzugehen, damit die Kollegen ohne Störung in ihrem Büro arbeiten können. Zu Hochzeiten Mitte des Monats wird dann auch mal die telefonische Erreichbarkeit auf zwei Stunden eingedampft – zugunsten der Bearbeitung. Von Nachfragen zum obligatorischen Stand der Dinge sei sowieso besser abzusehen, rät Schulz.

Die Devise lautet Durchstreichen statt Freilassen

Seinen Lauf nimmt jeder Antrag im Vorzimmer: Hier wird die Post geöffnet, per Mail zugesandte Scans ausgedruckt, neue braune Heftordner hervorgekramt und erste Eingaben in das System gemacht. Anschließend wandern die Anträge in das jeweilige Postfach des Sachbearbeiters – alphabetisch sortiert nach den Nachnamen der Studenten.

Was beim Eintippen immer wieder auffällt: Die als freiwillig deklarierten Felder für Telefonnummer und E-Mail-Adresse bleiben meist auch frei. In Zeiten von Social Media eigentlich ein Paradoxon, bemerkt Schulz: „Auf Facebook wird alles preisgegeben und uns als Amt so wenig wie nur möglich.“ Das ist Gift für eine schnelle Verständigung. So muss ein formeller Brief aufgesetzt werden, anstatt klar und einfach per Mail oder Anruf zu kommunizieren. Bei jedem freien Feld, das nicht kenntlich ausgelassen wurde, muss nachgefragt werden. Schulz erinnert sich an einen Fall, bei dem zwei Aufforderungsbriefe notwendig waren, weil der Student nicht begriff, dass seine Unterschrift noch fehlte.

Doppelt sicher ist ebenfalls das weitere Vorgehen: Nach getaner Arbeit wird jedes Eingabeprotokoll von Gruppenleiter Schulz geprüft – eventuelle Fehler müssten Sachbearbeiter in eigener Verantwortung ausbaden. Zu Mitte jeden Monats werden die fertigen Daten an den Landesbetrieb IT Niedersachsen nach Hannover übermittelt. Dort werden die Daten verarbeitet, die endgültigen Ausdrucke produziert und die Überweisung in Auftrag gegeben. Die Bescheide finden anschließend wieder ihren Weg nach Wolfenbüttel, wo sie nochmals unter die Lupe genommen werden und dann endlich an die Studenten gehen.

Die Theorie für den vollständig elektronischen Antrag steht. Die Praxis nicht.

Per Post läuft augenscheinlich ziemlich viel beim Bafög-Amt: Etwa neunzig Prozent der Anträge kommen per Brief oder werden persönlich abgegeben; Bescheide werden klassisch auf Papier versandt. Ließe sich an dieser Stelle nicht Zeit und Geld sparen? Theoretisch ja. Seit August 2016 stellen alle Bundesländer die Möglichkeit, den Antrag elektronisch an das zuständige Studentenwerk zu schicken. Notwendig dafür ist entweder ein De-Mail-Konto oder die freigeschaltete Authentifikationsfunktion des Passes. Niedersachsen bietet nur erste Variante. „Die Vorteile der elektronischen Antragstellung liegen auf der Hand: Alles geht schneller. Das bisher erforderliche Ausdrucken, Unterschreiben und Versenden der ausgefüllten Formulare entfällt durch die Verwendung von eID oder De-Mail“, preist das Bundesministerium die neue Antragsstellung.

Kurt Schulz vor dem Wolfenbütteler Kellerarchiv. (Quelle: Joshua Müller)

Im Wolfenbütteler Vorzimmer liegt ein rotes Tastenhandy, gestellt vom Land Niedersachsen. Der Zweck: Der Eingang des Antrags soll einmal per TAN-Übermittlung ermöglicht und dann per SMS bestätigt werden. Das Handy befindet sich noch in der Originalverpackung. Auf Nachfrage, ob die neue Möglichkeit denn angenommen werde, erntet man nur ein müdes Lächeln. Laut Kurt Schulz ist bis dato kein einziger elektronischer Antrag in Wolfenbüttel eingegangen. Die Gründe reihen sich zahlreich aneinander: „Erst acht Prozent der Bürgerinnen und Bürger haben überhaupt ein De-Mail-Konto, 28 Prozent die ID-Personalausweisfunktion aktiviert, nur vier Prozent haben das nötige Kartenlesegerät“, rechnet das Deutsche Studentenwerk vor. Schulz ist sich außerdem sicher, dass die monatlichen Gebühren für ein De-Mail-Konto zusätzlich abschrecken. Eine Lösung sucht man ebenso noch für den Ersatz der Elternunterschrift für das Einkommensformular. „Zudem ist die Qualität der elektronischen Anträge je nach Land sehr unterschiedlich, was Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfung betrifft.“ Hier sieht das Deutsche Studentenwerk dringenden Handlungsbedarf. Und selbst wenn das System funktionierte, gäbe es noch einen entscheidenden Haken: Die Daten müssten auch weiterhin ausgedruckt und separat ins hauseigene Programm eingetippt werden. Bisher sind beide Datensätze nicht aufeinander übertragbar. Dann doch lieber der altmodische Weg zur Post. Die Postfächer im Vorzimmer quillen über. Und das rote Tastenhandy verwaist weiter notgedrungen im Karton.

Ein leises Quietschen hallt durch die weiß verputzten Gänge, als Kurt Schulz das Vorhängeschloss löst, die Stahltür mit der Aufschrift „Silver Room“ öffnet und somit Einlass gewährt in das Herz der Studienfinanzierung: Das Archiv im Keller. Hier reihen sich einige tausend Aktenordner in Schränken, manche besonders prächtigen Exemplare auch außerhalb. Allein die Dicke der Ordner lässt erahnen, wie viel Arbeit in den Papieren steckt. Sechs Jahre werden die Stücke in der Regel gelagert. Erst in der Nebensaison bleibt Zeit, fällige Aktenordner zu schreddern. Dann ist es endgültig geschafft

Was Studierende tun können:

  • Kontaktfelder unbedingt ausfüllen
  • Nicht benötigte Felder deutlich durchstreichen
  • Bei Unsicherheiten im Vorhinein nachfragen und das persönliche Gespräch suchen
  • Auf Tackern oder Klarsichthüllen verzichten
  • Anträge vor Beginn des Semesters einreichen
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